Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Apila Manage Oy:n henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste 25.9.2024.

Asiakasrekisteriseloste, Apila Manage Oy

1. Rekisterinpitäjä

Apila Manage Oy
Sepontie 1 U
02130 Espoo
+358 40 500 5191
Y-tunnus: 3457644-6
info@apilamanage.fi

2. Rekisteriasiat

Vastaamme viimeistään kahden arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin. Yhteydenotot sähköpostitse info@apilamanage.fi

3. Rekisterin nimi

Apila Manage Oy:n asiakasrekisteri, johon on merkitty asiakastiedot. Rekisteröinnin perusteena on sopimussuhde Apilaan tai Apilan tuottamien palvelujen käyttäminen.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään sovittujen palvelujen tuottamiseen, palvelujen ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.

Tietoja käytetään myös mainontaan, markkinointiin, suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen asiakkaille, viestinnän välitystietoja kuitenkin vain asiakkaan suostumuksella. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Viestintäpalvelun käyttämisessä tallentuvia viestinnän välitystietoja käytetään ainoastaan tietoyhteiskuntakaaren sallimiin tarkoituksiin.

Asiakkaan ja Apilan väliset puhelut voidaan tallentaa esimerkiksi asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:

  • Etu- ja sukunimet
  • Osoitetiedot
  • Yhteyspuhelinnumero (kiinteän ja matkapuhelinverkon)
  • Yhteyssähköpostiosoite
  • Kieli
  • Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
  • Asiakashistoria (esim. yhteydenotot asiakkaaseen/asiakkaalta, palvelumuutokset)
  • Yritysasiakkailta on tieto yritysten yhteyshenkilöistä ja heidän tehtävästään yrityksessä ja käyttäjätiedot
  • Sopimuksiin liittyvät tiedot, kuten sopimuksen alkamis- ja määräaikaisen sopimuksen tapauksessa päättymispäivä
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot

Edellä luetellut tiedot tallennetaan, jos ne liittyvät asiakkuuteen.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

  • Asiakkaan ilmoittamat tiedot.
  • Palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä saadut henkilötiedot.
  • Lisäksi käytetään julkisia tietolähteitä.

7. Tietojen luovutus

Apila voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille.

Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

8. Tietojen poistaminen

Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan rekistereistä, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeellista.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Viestintäverkkojen suojauksessa noudatetaan tietoyhteiskuntakaarta ja Viestintäviraston määräyksiä.

Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus. Henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella pystytään todentamaan kaikki sisäänkirjautumiset. Jokaiselle käyttäjälle on määritelty oma, henkilökohtainen käyttöoikeustaso, mikä varmennetaan sisäänkirjautumisen yhteydessä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Koko henkilöstöllä ja Apilan lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Apilan toimistotilat sijaitsevat lukitussa rakennuksessa, jonne pääsy on ulkopuolisilta rajoitettu.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää Apila Manage Oy:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Apila Manage Oy, Tietosuoja-asiat, Sepontie 1 U, 02130 Espoo.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen Apila Manage Oy, Tietosuoja-asiat, Sepontie 1 U, 02130 Espoo.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.